Une traçabilité qui résiste à un audit, de la réception à l’expédition

Les registres de lots se trouvaient dans un chiffrier tenu par une seule personne. Ils étaient exacts, mais grâce à elle, pas grâce au système. Un rappel simulé prenait presque une journée de travail et produisait un résultat que personne n’était prêt à signer.

L’étiquetage était le maillon faible. Les étiquettes étaient produites à partir d’un fichier de modèle distinct, si bien qu’un changement à la mention des allergènes devait être fait à deux endroits. C’était généralement le cas. Mais « généralement » n’est pas une position défendable devant un auditeur.

Chaque point de transfert a reçu un balayage : réception, sortie vers la production, produits finis et expédition. Les données de lot et de date « meilleur avant » sont saisies une seule fois, à la réception, puis reportées plutôt que ressaisies.

L’étiquetage a été branché sur les mêmes données. Les modèles tirent maintenant les champs d’allergènes et de lot du registre plutôt que d’un fichier parallèle : il n’y a donc qu’un seul endroit à modifier, et un seul endroit où se tromper.

Nous avons maintenu le chiffrier en parallèle pendant six semaines. C’est le rapprochement quotidien des deux qui a permis à l’équipe de faire confiance au nouveau registre.

Le temps de traçage est passé de presque une journée à moins de quatre minutes, et le résultat peut être reproduit par n’importe qui sur le quart de travail plutôt que par une seule personne.

Le plus récent audit externe s’est conclu sans aucune constatation touchant la traçabilité ou l’étiquetage. L’équipe effectue maintenant son propre rappel simulé chaque mois, car c’est devenu assez peu coûteux pour en valoir la peine.